Cégmérettől függetlenül vállalkozásunk folyamatainak digitális átalakítása nem odázható tovább.

A sokáig versenyelőnyt jelentő digitalizáció napjainkban egyre inkább az alapot jelenti: hiányában versenyhátrányt szenvedünk, és minél később kapaszkodunk fel a gyorsuló digitalizációs gyorsvonatra, annál nehezebb lesz megtennünk ezt a lépést. A digitalizáció azonban kemény dió egy kis- vagy középvállalkozás számára. Lássuk, hogyan érdemes megtenni a kezdeti lépéseket ezen az úton!

Digitalizációs alapfogalmak

Kezdjük mindenekelőtt az alapfogalmak tisztázásával! A digitalizáció alapvető célja a KKV-k esetében is az, hogy eddigi tevékenységüket hatékonyabban, gyorsabban végezhessék különféle információtechnológiai eszközök használatával, illetve, hogy új képességekre is szert tegyenek az új technológiák csatasorba állításával.

A digitalizáció gyűjtőfogalma három fő pilléren nyugszik:

  • Digitalizálás: Átállás a papíralapú működésről a digitális működésre.
  • Digitalizáció: Konkrét folyamatok digitalizálása.
  • Digitális transzformáció: A vállalkozás egészének átalakítása a digitális működésmódra.

Fontos kitétel, hogy míg az első kettő jól meghatározott kezdő- és végpontokkal rendelkezhet, addig a digitális transzformáció sosem lesz “kész”. Mivel a fogalom magában foglalja a fejlődő digitális technológiákhoz való folyamatos adaptációt, az innovációk beépítését a mindennapi működésbe, így a transzformáció akkor sikeres, ha meghonosítja ezt a fajta rugalmas szemléletmódot a vállalkozás üzleti életében.

Digiméter felmérés a hazai KKV-szektorról

A hazai KKV-szektor digitalizációjának jelenlegi állását firtatja a Digiméter kutatási sorozat, melynek célja, hogy felmérje a magyar kis- és középvállalkozások digitalizációját, és hogy támogassa ezen szervezeteket a hatékony gyakorlatok meghonosításában. A félévente megismételt kutatás legutóbbi eredményei szerint a KKV-k digitális érettsége felemás képet mutat.

A Digiméter 2023. tavaszi kiadása szerint a honi kis- és középvállalkozások megőrizték bár a koronavírus során kénytelen-kelletlenül elvégzett digitalizáció eredményeit, azóta nem léptek tovább e téren. Az adatvezérelt működés adaptálásában még némi csökkenés is megfigyelhető: a 2022-es év 74%-os adata után tavaly csak a válaszadók 69%-a állította, hogy figyeli és felhasználja a cég működése közben keletkező adatokat.

A kutatás fontos állítása, hogy a digitalizáció elsősorban nem is az alkalmazott technológiáról szól. Sokkal inkább a vállalkozás (így főleg a cégvezető, de a munkatársak, ügyfelek, és partnerek) nyitottságáról;, ez szabja meg ugyanis, hogy sikerül-e áttörni a cégben meglévő esetleges ellenállást, és sikerre vinni a digitalizáció célját.

Digitalizáció lépésről lépésre

Egy szűkös erőforrásokból gazdálkodó KKV számára (csak úgy, ahogy a nagyok számára is) a digitális transzformáció kemény dió. Az átállást nem lehet félvállról venni és ötletszerűen megvalósítani. Ezért elengedhetetlen kezdő lépés, hogy a vállalkozás vezetője rendelkezzen egy stratégiával, ami vezérli a cég digitalizációs folyamatát.

A digitalizációs stratégia alapja a vállalkozás jelen helyzetének őszinte felmérése. Milyen folyamatok történnek már ma is digitálisan? Megvannak-e a vállalkozás kompetenciái (elsősorban emberi erőforrások tekintetében) a digitalizációhoz? Milyen korai projektek segítenek értéket realizálni az átállásból, hogy ezzel is konzerváljuk a transzformációs folyamat lendületét?

A digitalizációs stratégia emellett olyan alapkérdésekre is válaszol, mint hogy mit is várunk a cég digitális transzformációjától, arra miért van szükség, és milyen üzleti célokat kívánunk megvalósítani annak segítségével. 

Az alapok tisztázása után sor kerülhet a folyamat lépésekre bontására, így az egyes lépésekhez következő lépésként időkereteket is rendelhetünk. Ahhoz, hogy ebben a kérdésben tisztán lássunk, meg kell határozni az átálláshoz szükséges műszaki-technológiai követelményeket, a projekt költségvetési igényeit, és itt gondoljuk végig megtérülési várakozásainkat is.

Tartsuk szem előtt, hogy a szervezeti kultúra jelentős akadálya, de fontos hajtóereje is lehet a transzformációnak. Foglalkozzunk ezért azzal, hogy munkatársaink hogyan viszonyulnak a digitalizációs folyamathoz, képezzük és ösztönözzük őket, hogy mind érdekeltek legyenek a projekt sikerében.

A kezdeti időben érdemes lehet konkrét felelősöket kijelölni, akik a megszabott digitalizációs “pilot projektek” vezetését látják el, vagyis azért felelnek, hogy a digitalizációs stratégia első projektjeit menedzseljék. Nem érdemes mindent egyszerre megvalósítani: egyszerre egy (vagy kevés számú) projektet végezzünk, és tanuljunk a tapasztalatokból.

Végezetül pedig ne felejtsük el mérni az eredményeket! A digitalizációs célok megvalósulását csak így tudjuk figyelemmel követni. Ha pedig esetleg maradnak még szkeptikusok a szervezetben, az ő meggyőzésüket is nagyban segítheti, ha számszerű adatok állnak rendelkezésre arról, hogy a digitalizáció milyen előnyökkel jár vállalkozásunk számára.