A hatékony (vagy az egyáltalán bármilyen) munkavégzéshez egyszerűen minden vállalat minden csapatában elengedhetetlen a megbeszélések vagy modern kifejezéssel élve meetingek megtartása.

Van, aki szereti ezeket, de sokak azonban már az imént említett jövevényszó hallatán is kellően feszültté válhatnak. Ez nem véletlen, hiszen a legtöbb vállalat esetében a mítingek jó része, egy-egy gyors email váltással kihagyható lehetne. Jelen cikkünkben összefoglaljuk, hogy hogyan lehetnek hatékonyabbak a megbeszélések, és mit tehetünk ennek érdekében.

1 – a kevesebb több

Az első trükk máris az, hogy a hetente megtartott másfél órás all-staff monstrumok többségében semmire nem jók azon kívül, hogy már rögtön a hét elején lerombolják a teljes csapat munkamorálját. A mindenkit érintő bejelentésekről valóban érdemesebb e-mailt írni. Az operatív egyeztetéseket pedig sokkal hatékonyabb munkafázisonként tizenöt percben, az adott projekten dolgozó csoport részvételével, fókuszáltan megtartani.

2 – a megbeszélés nem egyirányú

Ha a meeting inkább hasonlít egy egyetemi előadásra, mint egy rövid, tömör, ámde hasznos párbeszédre, akkor valami nem stimmel. A megbeszélések alapvető lényege nem más, minthogy a részvevő felek birtokában lévő információk kicserélődjenek és minden fél új tudással térjen vissza az adott projekthez. A tájékoztató jellegű bejelentésekhez nem kell megbeszélést tartani, hiszen ahogy az első pontban már kitértünk rá, erre a legjobb eszköz az e-mail.

A valódi megbeszéléseken való aktivitás azonban egyénenként eltérő, már csak azért is, mert az emberek kommunikációs asszertivitása is eltér. Minden sikeres meeting kulcsfontosságú tényezője tehát, hogy az inaktívabb résztvevőket is megkérdezzük, hozzá szeretnének-e fűzni valamit az adott témához.

3 – sorvezetőt mindenkinek

Tájékoztasd a meghívottakat a megbeszélés témáiról, menetéről előre, például a meghívóban. Ugyanis, ha nem lehet tudni, miről fog szólni az esemény, akkor nem is tudnak felkészülni a résztvevők. Ha pedig nem készülnek fel, akkor a megbeszélés egyenes úton zuhanhat a lélekvesztően felesleges időhúzás irányába. Az sem utolsó szempont az előrelátás mellett, hogy amennyiben a tagok már a meghívóban szembesülnek a felölelni kívánt témákkal, jelezni tudják, ha például tévesen kaptak meghívást, avagy nem náluk van a vonatkozó információ.

4 – láss tisztán

A technika ma már számos lehetőséget kínál arra, hogy ne fordulhasson az elő, hogy hatan hatféle jegyzettel távoznak egy meetingről. Ilyen eszköz például a Google Docs, amelyben mindenki egyszerre és valós időben láthatja, szerkesztheti, kommentálhatja az adott megbeszélés kivonatát. Az információk összefésülése pedig érthető módon teljességgel elengedhetetlen ahhoz, hogy az adott megbeszélést valóban sikeresnek minősíthessük később, mivel annál tényleg nincs kontraproduktívabb, mint összeülni egyeztetés céljából, ám helyette kollektíven összezavarodni.

5 – az idő pénz

Az utolsó trükk – habár valószínűtlenül evidens a céges életben, mégis a notóriusan áthágott szabályok közé tartozik – miszerint, az időzítésen múlik minden. Ha a tízperces egyeztetés tagjaira húsz percig kell várni, akkor valami nincs rendben. Ugyanígy, ha a délre összehívott meetinget fél órával a kezdés előtt húsz perccel előrébb (!) hozzák, az már kimondottan idegőrlő. Ilyen állapotban pedig senki nem lesz produktív a megbeszélésen, ideges emberekkel ugyanis nem lehet egyeztetni semmit. Ne vágjuk magunk alatt a fát tehát, ha megbeszélést szervezünk, válasszunk megfelelő időpontot, amit ne mozgassunk, így a többiekben is azt az érzetet kelthetjük, hogy egyáltalán nem mindegy, mikor érkeznek meg az eseményre. Nem hiába van meghatározott idősávban.

A fent felsorolt öt pont nem fekete mágia. De tényleg csupán ezeket a szabályokat kell betartani ahhoz, hogy sikeres és hasznos megbeszélések elébe nézhess. Azokkal együtt pedig egy kiegyensúlyozottabb, boldogabb, és információban gazdagabb munkahelyi életen osztozhass munkatársaiddal. Sok sikert és jó mítingelést kívánunk!