Egy kis- vagy középvállalkozás üzemeltetése és fejlesztése embert próbáló kihívás. A mindennapokban ezernyi a feladat, és sokszor már azt is nehéz követni, ki min dolgozik, melyik folyamat tekinthető lezártnak, és mi vár még megoldásra.

Ismerős a probléma? Ha úgy érzed, hogy néha a tengernyi befektetett idő és energia ellenére is összecsapnak a fejed felett a hullámok, jó esély van rá, hogy megannyi más KKV-hez hasonlóan a te vállalkozásod is projektmenedzsment-problémákkal küzd.

Nyugi, ezzel nem vagy egyedül: egy egész iparág épült a szektor projektmenedzsment-igényeire, és (ingyenes vagy fizetős) szoftvermegoldások garmadája segít rendet vágni a feladatok között. Mérlegre tesszük a legnépszerűbb digitalis eszközöket, hogy segítsünk kiválasztani azokat, amikkel egyszerűen ráncba szedheted a folyamataidat!

Trello

Talán a legegyszerűbb eszköz a feladatok kezelésére. A Trello gyakorlatilag az öntapadós jegyzettömb és a tábla kombinációjának online verziója. Nagy előnye, hogy ingyenes változata is tökéletesen kielégíti a kisebb csapatok minden szükségletét (bár speciális igényekre szabott üzleti, fizetős verziója is van).

A Trellóval egyszerűen, kártyák mozgatásával tudod rangsorolni a feladatokat és követni azok státuszát. Minden kártyán látod, hogy ki dolgozik az adott feladaton, és hogy hogyan áll annak megoldásával. A mikro- és kisvállalkozások egyik kedvenc eszköze: ha most teszed meg az első lépéseket, hogy gatyába rázd a vállalkozásod projektmenedzsmentjét, érdemes itt kezdened.

Basecamp

A Basecamp a kis csapatok kedvelt, egyszerű projektmenedzsment-eszköze. Sok KKV és egyszemélyes vállalkozás használja, mert 20 főig ingyenes, de onnan felfelé is kiszámítható és megfizethető az árazása. Némi megszokás után könnyen használható, és funkcióit tekintve is nyerő választás egy kis- vagy középvállalkozásnak: kezeli a to-do listákat, vagyis képes a napi feladatok követésére, de a nagyobb projekteket is át tudod látni vele.

A csapatod egyszerűen oszthat meg benne fájlokat, de üzenőfal és chat is van benne a gyorsabb közös munka érdekében. És az igazi jolly joker: a Basecamp képes rá, hogy naponta, hetente, vagy amilyen gyakran csak szeretnéd, automatikusan bekérjen egy helyzetjelentést az összes csapattagtól, így sokkal egyszerűbb lesz a feladatok nyomon követése!

Asana

Az Asana már egy szinttel profibb eszköz, olyan hasznos megoldásokkal, mint például a csapattagok leterheltségének követése. Ha úgy látod, hogy valaki túlvállalta magát, könnyen közbeavatkozhatsz, mielőtt elúszna a feladataival. Az Asana ráadásul erős a feladatok vizualizációjában is: egyszerűen rajzolhatsz vele például Gantt diagramokat, így pontosan láthatod, melyik feladat meddig is fog tartani. Ráadásul van ingyenes verziója is, ami 15 főig kiválóan használható.

Hasonlóan a Basecamp-hez, a pénzügyi infók számon tartásában (pl. számlázás, költségvetés-kezelés) az Asana sem a legjobb, így ha ilyen igényeid vannak, érdemes inkább a Monday.commal ismerkedni.

Monday.com

A Monday.com inkább a nagyobb csapatok komolyabb eszköze, mert ez már képes a pénzügyi adatok kezelésére és riportok készítésére is. Látványos és sok mindent tud, könnyű a használata, mégis rugalmasan alkalmazható bármilyen környezetben – cserébe viszont (csapattól függően) drágább is, mint az Asana.

Használata pillanatok alatt elsajátítható, ami nem is baj, mert az Asana 30 napos próbaidejével ellentétben a Monday.commal csak 7 napig tudsz ingyenesen ismerkedni.

Microsoft Teams

Bár nem hagyományos projektmenedzsment-eszköz, a MS Teams az egyik leghasznosabb szoftver egy KKV-nak, főleg, ha a digitális munkavégzésre való átállás nem zökkenőmentes. A Teams egy kommunikációs platform, KKV-szempontból gyakorlatilag a Slack, Skype, és egyéb chat-programok vetélytársának tekinthető. Használatával könnyen bonyolíthatóak csoportos és személyes chat-beszélgetések is, beépített naptára pedig segíti a találkozók szervezését.

A projektmenedzsment nem a “nagyok” drága játékszere: egy mikro-, kis-, vagy középvállalkozás is sokat profitálhat abból, ha rendszerezettebben és hatékonyabban kezeli a feladatait. Akár egyszemélyes vállalkozásod van, akár több tízfős csapatot vezetsz, eljön a pillanat, amikor kinövöd a kockás füzetet. Semmi szükség rá, hogy rögtön a legdrágább, legprofibb megoldással kezdj, de a megfelelő projektmenedzsment-szoftver segít elérni, hogy ne folyjon ki az idő a kezeid közül, ami hosszú távon a vállalkozásod fejlődésének kulcsa!