Kis- és középvállalkozások esetében az üzleti hatékonyságról kevés szó esik.

Ennek talán az lehet az oka, hogy a korlátozott emberi erőforrásokat épp eléggé leterheli a mindennapi munkavégzés, nem tudnak olyan “úri huncutságokkal” foglalkozni, mint a folyamatok optimalizációja, vagy a különféle technológiai megoldások felderítése. 

Ez azonban sok esetben hiba. Bár tény, hogy az új folyamatok felépítése vagy az új eszközök mindennapi gyakorlatba ültetése eleinte energiabefektetést igényel, ez azonban később megtérül, hiszen a munkafolyamatok ettől kezdve gyorsabban, hatékonyabban kivitelezhetőek, így megszűnhet az az érzésünk, hogy sosem érjük utol magunkat a munkában. Érdemes tehát időt szakítanunk arra, hogy végiggondoljuk, hogyan végezhetnénk feladatainkat produktívabban, ezzel növelve vállalkozásunk hatékonyságát – és remélhetőleg bevételét is.

A továbbiakban összegyűjtöttünk pár olyan területet, ahol egy KKV is gyors javulást érhet el új technológiák vagy gyakorlatok használatával.

Üzleti folyamatok optimalizálása

Az első és legfontosabb tanács talán mind közül a legnehezebb is. Ahhoz ugyanis, hogy optimalizálni tudjuk üzleti folyamatainkat, egy lépést hátra kell lépnünk a dolgos mindennapok pörgéséből, és alapvetően újra kell gondolni, hogyan javíthatnánk berögzült, kipróbált folyamatainkon. 

Nagy segítséget nyújthat ebben a KPI-ok (key performance indicator), vagyis teljesítménymutatók meghatározása. Ezek segítségével mérhetővé válnak céljaink, így könnyebb megítélni, hol lesz érdemes belenyúlnunk a rendszerbe és megváltoztatnunk azt, ahogyan dolgozunk. Hány megrendelést tudunk teljesíteni egy negyedévben, hány új üzleti lehetőséget találunk, vagy meddig tart egy új rendelés kiszolgálása – csak pár példa a legegyszerűbb teljesítménymutatókra. Elemezzük vállalkozásunk működését, és azonosítsuk a legfontosabb mutatókat, amik előrevihetik vállalkozásunkat, majd rögzítsük szigorúan és őszintén ezeket a számokat. Pár hónap múlva már tisztább képünk lesz vállalkozásunk működéséről.

Adatelemzés és üzleti intelligencia

A teljesítménymutatók pontos monitorozása máris elindít minket az adatalapú működés útján. Minél több adatot rögzítünk, annál részletgazdagabb képünk lehet üzleti folyamatainkról. A túl sok adatot viszont nehéz “szabad szemmel” átlátni; ezt a célt szolgálják a különféle üzleti intelligencia (business intelligence, vagy rövidítve: BI) és adatelemző megoldások. A Power BI, a Tableau, vagy az egyszerűbb Microsoft Excel (avagy az ingyenes Google Sheets) számtalan lehetőséget biztosítanak számunkra, hogy gyűjtsük, rendszerezzük, és vizualizáljuk az adatokat. 

Igaz, a megfelelő analitikai modellek és adatvizualizációs táblák kialakítása sok időt vesz igénybe, viszont ha egyszer elvégeztük ezt a munkát, onnantól fogva egy pillantással felmérhetjük, hogyan teljesít vállalkozásunk, és melyik részfolyamatoknál van szükség további figyelemre. Ha pedig cégünk nagyobbra nő, vagy olyan területen működik, ahol ennek értelmét látjuk, bevonhatjuk a külső, piacot leíró adatok elemzését is, ami segíthet felismerni új, eddig kiaknázatlan lehetőségeket is.

Gyors telekommunikációs kapcsolatok

A mindenhol jelenlévő digitális megoldások, és a mindennapossá vált távmunka korszakában nem igényel nagy kreativitást, hogy felismerjük: a szupergyors internetkapcsolat szinte minden üzleti folyamat egyik legfőbb pillére lett.

Nemcsak az alkalmazottainkkal vagy külső (szabadúszóként bedolgozó) munkatársakkal való mindennapos kapcsolattartáshoz (videókonferenciák), hanem a munka szervezéséhez is elengedhetetlen a gyors és megbízható telekommunikációs kapcsolat megléte. Az 5G mobilhálózatoknak hála mára már bárhol, bármikor intézhetjük a munkánkkal kapcsolatos teendőket.

Felhőalapú kollaborációs platformok

Ha a megbízható kapcsolat adott, felmerül a kérdés, hogy milyen eszközöket használjunk a munkafolyamatok során. Korábbi cikkünkben felsoroltuk a leghasznosabb projektmenedzsment-megoldásokat KKV-k számára, így álljon itt most csak egy gyors emlékeztető: a Trello, a Basecamp, az Asana, vagy a monday.com a legkisebb cégektől a középvállalkozásokig mindenkinek kínálnak olyan megoldásokat, amelyek segítségével hatékonyabb lehet a közös munka. 

Itt kell megemlítenünk a Google saját, ingyenesen hozzáférhető eszközeit is (pl. Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms), amiket rugalmasan használva költségmentesen és igényeinkre szabva építhetjük ki a vállalkozásunk fejlődését támogató projektmenedzsment-megoldásokat. Ezek segítségével egy csapásra megkönnyíthetjük az egymás közti kommunikációt, legyen az egy fájlmegosztás, vagy egy általános feladat kezelés.

Ezek az eszközök szintén alkalmasak a folyamatok dokumentálására, így ha csapatunk bővül, jelentősen megkönnyíthetjük számukra a vállalatba való integrációt. Ahogy a dokumentálásban, úgy az automatizációban is felhasználhatóak, hiszen már az ingyenes eszközökkel is felépíthetünk egy olyan rendszert, ami jelentős adminisztrációs terheket vehet le a vállunkról a mindennapokban.

Vevőkapcsolati menedzsment

Ha cégünk sok vásárlóval dolgozik, elengedhetetlen egy ügyfélkapcsolati rendszer (customer relationship management, röviden CRM) használata. Ezekkel az eszközökkel egy helyen tárolhatunk és érhetünk el minden információt, ami potenciális vagy már meglévő ügyfeleinkhez kapcsolódik. Láthatjuk, egy adott ügyfél mikor vásárolt utoljára, weboldalunk melyik oldalait böngészte, vagy azt, hogy legutóbb mikor léptünk kapcsolatba vele, és erre milyen reakciókat adott. Mindezen adatok megléte felbecsülhetetlen érték, mivel segíthet kialakítani visszatérő vásárlók egy olyan körét, akik a nehezebb időkben is felszínen tarthatják vállalkozásunkat.

A különféle technológiai és digitális megoldások használata egy KKV életében nem nagy ördöngösség, és a befektetett idő hamar és sokszorosan megtérül. Érdemes tehát alaposan végiggondolni, hogyan tudnánk profitálni ezek használatából, hogy hatékonyabban végezhessük el mindennapi feladatainkat.